¿Quieres saber por fin qué es eso de la gestión del cambio organizacional?. ¡Pues estás de enhorabuena!. En esta guía voy a intentar explicar de una forma clara (y poco académica) qué incluye este concepto. Se habla mucho del desarrollo organizacional pero casi nunca se es preciso con el término. Algunas veces se hace referencia a solo una parte del DO y otras simplemente se hablan de conceptos de RRHH que no tienen nada que ver con este tema.
Mi objetivo con esta publicación son en realidad tres:
- Que tengas una visión completa de lo que incluye la gestión del cambio organizacional (GC).
- Que conozcas los efectos, causas o consecuencias que rodean a todos los procesos del DO.
- Que puedas aplicar a tu empresa o negocio de forma integra o parcial el desarrollo organizacional.
¿Te parece bien?. ¡Entonces comencemos!.
ÍNDICE
1. Descubre el significado del DO
2. Conoce los diferentes enfoques
3. Comprende qué se entiende por «organización»
3.1 Cultura
3.3 Estructura
3.4 Tecnología
3.5 Establece las ventajas competitivas
4.1 Identifica el momento del cambio
4.2 Analiza
4.3 Diseña
4.4 Ejecuta
5. Qué aspectos tienes que modificar:
5.1.1 Mejora la comunicación
5.1.2 Desarrolla los equipos
5.1.3 Promueve el liderazgo
5.1.4 Fortalece tu cultura de empresa
5.2 Cambios medibles
5.2.1 Establece metas
5.2.2 Mide con KPI´s
5.2.3 Forma tus RRHH
5.2.4 Reconoce y premia
1. Descubre el significado de la gestión del cambio organizacional
Lo has escuchado miles de veces pero verdad que te suena a varias cosas, ¿verdad?. Lo más seguro es que relaciones el desarrollo organizacional a:
1. Recursos Humanos
2. Empresa
3. Cambio
Pues has acertado, este concepto engloba estos otros tres términos. ¿Pero cómo definir al DO?. Pues podríamos hacerlo de esta manera:
«El conjunto de procesos de cambio en los recursos humanos de una empresa para incrementar la eficiencia de ésta»
¿Una definición un poco técnica, verdad?. ¡Pues ahí va otra!:
«Acciones de mejora en las personas de una compañía para aumentar su productividad.«
En fin, tu decides con cuál de ellas te quedas. Pero en el fondo significan exactamente lo mismo. Como ya puedes estar intuyendo, el desarrollo organizacional comprenderá de varios enfoques y aproximamientos dentro de la complejidad y profundidad de las organizaciones y de las personas.
En la guía podrás encontrar de una forma estructurada y clara todo sobre las relaciones interpersonales, liderazgo, trabajo en equipo, crecimiento, comportamiento o clima laboral.
El objetivo de esta guía, tal como comento en la introducción, es sobre todo que te sea útil. Me doy por satisfecho si te llega a servir para aplicar cambios en tu organización o para generar ideas cruzadas con esta «disciplina» de los RRHH. Lo importante es que puedas situar conceptos tales como la resilencia en tu organización.
2. Conoce los diferentes enfoques
Puedes abordar la gestión del cambio organizacional desde varias perspectivas. Los dos polos más diferenciados serían un enfoque sistémico e individual. Y es que hoy en dia el «equipo» es la estrella, pero a veces nos olvidamos que hay necesidades que se tienen que cubrir individualmente.
Es cierto que el esfuerzo principal lo tendrás que centrar en tu organización en conjunto mediante procesos integradores e integrales. Pero no habrá que descuidar el entrenamiento individual de las personas que carezcan de ciertas habilidades.
3. Comprende qué se entiende por «organización»
Una organización es un ente compuesto por personas dentro de una estructura con procesos administrativos. Y lo más importante: persigue algún tipo de objetivo. Ya sea económico, social o particular.
Además, seguro que identificas toda esta ristra de elementos que también forman parte de una organización:
- Normas
- Burocracia
- Estructura
- Liderazgo
- Especialización
- Jerarquía
- Autoridad
- Responsabilidad
- Tamaño
- Propiedad
- Localización
- Flexibilidad
- Actividad
- Tecnología
- Valores
Como ves, hay multitud de conceptos y variables que hacen de las organizaciones entes de una suma riqueza y complejidad. Mediante el desarrollo organizacional intentaremos analizar cada uno de ellos y la relación y sinergias que comparten entre sí.
3.1 Cultura
El primer elemento de la gestión del cambio organizacional es la cultura. Es decir, es una de las variables organizativas que puedes modificar para mejorar o conseguir los beneficios de la organización en cuestión.
¿Pero qué es la cultura organizacional?. Es el conjunto de hábitos, valores y otros aspectos intangibles que tiene la empresa debido a la contribución individual de cada uno de sus recursos humanos.
Además, la cultura se nutre de diferentes disciplinas y aproximaciones. Y por supuesto no suele ser uniforme en el tiempo ni tampoco ajena al exterior de la empresa. En la guía podemos profundizar mucho más en el aspecto cultural de las entidades.
3.2 Los RRHH de la Empresa
El siguiente aspecto que puedes trabajar en el desarrollo organizacional son los propios recursos humanos de la empresa. Es decir, las personas.
En este caso, aspectos como la formación, las habilidades o el funcionamiento de los equipos serán claves para tener unos RRHH óptimos en la empresa. Por cierto, el propio departamento de RRHH tendrá mucha incidencia en todas estas facetas a cambiar en las personas.
3.3 Estructura
Otro ámbito a mejorar es la estructura. Puedes definirla por la forma en que funciona una entidad. Hay que incluir las relaciones entre personas, departamentos o grupos de poder de la compañía.
La estructura organizacional de una empresa es la forma en la que la empresa se va a gestionar. Pueden diferenciarse dos partes: la estructura organizativa formal y la informal.
Otro aspecto a tener en cuenta en la estructura organizativa son las relaciones formales y las informales. ¡Sin duda todo cuenta!.
3.4 Tecnología
El último aspecto dónde podemos tomar acción es la tecnología. Uno a veces relaciona este concepto únicamente con máquinas y artefactos mega-avanzados. Sin embargo la tecnología también engloba todos esos aspectos intangible que generan una ventaja, como conocimientos, procedimientos etc.
Un asunto clave relacionado con la tecnología es la información. A mayor información y mejor uso de la misma, la tecnología se resentirá positivamente.
3.5 Establece las ventajas competitivas
Es muy importante que no pierdas de vista aquellos factores que te dan una posición favorable respecto a tus competidores. Si no dispones de ninguna, probablemente lo tendrás muy difícil para subsistir como organización.
Además, recuerda que no puedes dormirte en los laureles: La ventaja competitiva que posees se pueden esfumar en lo que canta un gallo. Tu competencia por diferentes estrategias va a querer dejarte fuera de juego.
También, en la guía puedes ver en detalle los diferentes tipos de ventaja. Básicamente se genera por diferenciación o liderazgo en costes. Pero veremos que hay otras estrategias intermedias.
4. Sigue las etapas del Desarrollo Organizacional
Tal como te comentaba anteriormente, la gestión del cambio organizacional es un proceso. Y como cualquier proceso, tiene etapas. Es muy importante que en el caso que te metas de lleno en el desarrollo de tu organización, respetes las diferentes fases para maximizar tus esfuerzos.
Las etapas que estructuran el desarrollo organizacional son diagnóstico, análisis, planifiación, implementación y seguimiento.
4.1 Identifica el momento del cambio
El diagnóstico para comenzar este proceso tienen que surgir desde dentro de la propia organización. Por lo general es la dirección quién propone empezarlo. Sin embargo puede venir propiciado por los propios trabajadores.
Las razones para empezar estos procesos de cambio no suelen ser nada románticas. Ni las ideales. Y esto es debido a que la alarma se enciende por la necesidad apremiante de cambio. También es cierto que muchas organizaciones se embarcan en cambios integrales de una manera proactiva. Sin duda, ésta es la mentalidad organizacional correcta: el cambio y crecimiento continuo.
Te preguntarás…¿qué indicadores nos avisan que quizás necesitamos un proceso de cambio organizacional?. Pues desde una disminución continuada de la facturación hasta que el ambiente de tus departamentos no es el mejor (por no decir que quizás se están matando tus trabajadores).
4.2 Analiza
Muy bien. Ya sabes que tienes que realizar un cambio profundo en tu empresa. Y ahora es el momento de recopilar la mayor información posible sobre el estado de tu entidad. Es una tarea laboriosa y muy minuciosa y que necesitará de la colaboración de toda tu organización.
Mediante entrevistas, gráficas o lectura de datos cuantitativos y cualitativos, tienes que recopilar la mayor información posible y extraer una conclusión global y parcial de tu compañía.
4.3 Diseña
Ahora llega el momento que planifiques las acciones que vas a tomar en cada area para su mejora y que contribuya a la mejora integral de la organización. Es el momento de pensar bien qué herramientas, actividades, talleres o formaciones necesitarás a lo largo del tiempo.
También es de suma importancia asignar a las personas y responsables adecuados todos estos futuros retos y acciones del cambio.
4.4 Ejecuta
La siguiente etapa es la implantación. En esta fase tienes que asegurarte mediante la supervisión que los planes se llevan a cabo con éxito. De hecho durante esta fase va a ser normal observar resistencia al cambio, lentitud o resultados diferentes a los esperados.
Una respuesta rápida y flexible será determinante durante toda esta fase ante cualquier tipo de desviación que observes.
4.5 Haz un seguimiento
Si no realizas un seguimiento todo lo demás no servirá de nada. Ahora tienes que observar y corregir los resultados de tus acciones de cambio. La comunicación y recopilación de datos tiene que ser honesta y con actitud de corregir cualquier tipo de situación.
Las reuniones interdepartamentales o individuales pueden funcionar en esta fase del proceso de DO.
5. Qué aspectos tienes que modificar durante la gestión del cambio organizacional:
Antes hablamos de ciertos ámbitos que podemos accionar para provocar un cambio organizativo. Ahora vamos a lo concreto. Tenemos dos partes bien diferenciadas: Los cambios no medibles o intangibles y los cambios medibles o tangibles.
Siguiendo las etapas de implantación del DO, vamos ser cuidadosos en la manera en que vamos a aplicar los cambios. Es importante preguntarse durante todo este proceso lo imprescindible para que todo funcione a las mil maravillas.
5.1 Cambios no medibles
Primero, vamos a centrarnos en los cambios intangibles. Estos incluyen la comunicación, los equipos, el liderazgo y la cultura. Estos cambios van a ser de vital importancia pese a que a veces pueden parecer un poco hetéreos para los dirigentes de una empresa.
Estos elementos están interconectados entre sí y presentes a todos los niveles de la organización.
5.1.1 Mejora la comunicación
La estrategia de comunicación va a ser fundamental para llevar a cabo una gestión del cambio organizacional exitosa. Es necesario diseñarla de manera que nos anticipemos a posibles resistencias, rumores infundados o temores.
El cambio genera incertidumbre por lo que la comunicación es fundamental para tener toda la organización al día con todos los pasos, novedades e instrucciones de todo el proceso de DO.
5.1.2 Desarrolla los equipos
Otra pata que conforma el cambio intangible es la creación de equipos. Ya sean pequeños, grandes, departamentales o interdepartamentales, los equipos cumplirán una función muy importante en la gestión del cambio organizacional.
Es preciso decir que los enlaces o encargados de cada equipo tendrán un rol decisivo de coordinación y responsabilidad dentro del proceso.
5.1.3 Promueve el liderazgo
La figura de líder o líderes va a ser clave en todos los estamentos de la organización. Su empuje, carisma e influencia van a ser decisivas para guiar a toda la organización a un cambio efectivo. Sin esta cualidad difícilmente conseguiremos el cambio deseado para nuestra organización.
Por tanto, ten presente a la hora de asignar las personas que comandaran el cambio si disponen de dotes de liderazgo.
5.1.4 Fortalece tu cultura de empresa
El último aspecto que tienes que tener en cuenta en el momento del cambio es la cultura empresarial. Básicamente tienes que observar las normas y reglas establecidas para dotar al proceso de cambio de las personas adecuadas en cada escalón de mando.
Por un lado tendrás que apoyarte en tu cultura organizacional pero por otro es muy probable que necesites cambiarla.
5.2 Cambios medibles
La otra sección que necesita la gestión del cambio organizacional son los cambios medibles. Aquí debes establecer medidas de recogida de datos y supervision respecto a las metas, la formación, el reconocimiento o los indicadores financieros o de otra naturaleza.
Será importante que te fijes en el área en concreto donde estás aplicando el cambio organizacional y revises todos estos aspectos y saques conclusiones.
5.2.1 Establece metas
Es muy necesario que los objetivos de cada area de mejora sean visibles a toda la organización y que cada persona esté informada de las metas más altas de la empresa. Es necesario que la información y las metas estén claras para todo el mundo para no toparse con malentendidos.
Y es que la resistencia al cambio puede aparecer cuando no hay metas claras y las personas de cada departamento no entienda que se les pide y que fin tienen sus acciones de cambio.
5.2.2 Mide con KPI´s la gestión del cambio organizacional
El Key Performance Indicator que establezcas para cuantificar los rendimientos o resultados de los trabajadores va a ser crucial para hacerte una idea realista y certera del rumbo del desarrollo organizacional de tu empresa.
En el e-book podrás ver más a fondo los tipos de KPI y las características que tienen que tener para que seas efectivos en nuestro cometido.
5.2.3 Forma tus RRHH
En este apartado es el rey. Vas a necesitar crear una organización de aprendizaje continuo para resolver otra de las facetas impresindibles para la gestión del cambio organizacional. El departamento de recursos humanos y formación tendrá mucha importancia para el diseño y planificación de estas tareas, que serán indivivuduales, grupales o globales. Aspectos como los valores o las competencias de los trabajadores serán clave.
En definitiva, las políticas internas y externas van a determinar en gran medida el crecimiento y supervivencia de tu organización.
5.2.4 Reconoce y premia
Por último, otro factor tangible es el sistema de reconocimientos y recompensas para tus trabajadores. Es imprescindible para cumplir varios cometidos como retener el talento, la motivación de los empleados o el clima laboral. Como ves, es importante tener en cuenta este aspecto para mejorar otros campos.
6. Aplica el Desarrollo organizacional a tu empresa
La gestión del cambio organizacional es algo que puedes llevar adelante si tienes dotes organizativas y meticulosidad. Solo tienes que seguir cada etapa del proceso e identificar las herramientas que vas a necesitar en cada plano del cambio.
En el e-book vas poder ampliar cada punto de este post con técnicas y modos de encarar cada aspecto del cambio en tu organización.
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